Dropbox Sign bietet eine eSignatur-Lösung, die die Unterzeichnung von Dokumenten vollständig digitalisiert. Dokumente können online erstellt, versandt und unterzeichnet werden, wobei der Fortschritt von Anfang bis Ende verfolgt werden kann. Somit bietet diese eSignatur-Lösung eine sicherere und schnellere Art der Unterzeichnung als die traditionelle Methode mit Stift und Papier. Dropbox Sign bietet durch die möglichen Integrationen mit verschiedenen Cloud-Diensten, darunter Dropbox und Microsoft, auch eine Unternehmenslösung.
Vorbereiten und versenden
Ein zu signierendes Dokument kann einfach von einem PC oder aus einem Cloud-Speicher in Dropbox Sign hochgeladen werden. Fügen Sie dort die erforderlichen Eingabefelder ein, wie z. B. Unterschriftenblöcke, Textfelder, Textboxen usw., und senden Sie das Dokument per E-Mail an den Kunden. Dokumente, die häufiger verwendet werden und bei denen z. B. nur wenige Details angepasst werden müssen, können als Vorlagen in Dropbox Sign gespeichert werden. So muss das Dokument nur einmal erstellt werden und kann von hier aus jedes Mal wieder verwendet werden.
“Mit Dropbox Sign werden Verträge bis zu 80 % schneller unterzeichnet als herkömmliche Verträge auf Papier.”
Unterzeichnen
Der Unterzeichner erhält per E-Mail einen Link zu dem zu signierenden Dokument in der sicheren Umgebung von Dropbox Sign. Hat der Unterzeichner das Dokument ausgefüllt und vervollständigt? Dann ist das fertige Dokument sofort im Dropbox Sign-Konto des Unternehmens verfügbar.
Verwalten
Die eSignatur-Lösung verfügt über ein umfassendes Dashboard für die administrative Verwaltung von z. B. Zugang, Speicherung und Rechten der Teammitglieder. Darüber hinaus bietet das Dashboard einen Überblick über alle Signaturanträge und den Fortschritt jedes Antrags. So können Sie z. B. je nach Fortschritt entscheiden, einem Kunden, der noch nicht unterschrieben hat, eine Erinnerung aus Dropbox Sign zu senden. Nutzen Sie erweiterte Berichte, um die Benutzeraktivitäten, die Einhaltung von Vorschriften, die Bearbeitungszeit und den Dokumentenstatus zu verstehen.
Auch das Layout und das Branding von Dokumenten können durch Hinzufügen eines Firmenlogos und einer persönlichen Nachricht individuell gestaltet werden. So bleiben alle Dokumente markentreu.
Datensicherheit, Compliance und Datenschutz
MMit Dropbox Sign werden Kundendaten und Dokumente verschlüsselt und durch Dropbox Sign geschützt. Alle Daten werden in der Dateninfrastruktur in Europa oder Nordamerika gespeichert, je nach Präferenz des Nutzers. Dropbox Sign bietet für jedes signierte Dokument einen nicht editierbaren Prüfpfad, der genau angibt, wann, von wem und wo (IP-Adresse) das Dokument signiert wurde.
- Alle Dropbox Sign-Dokumente werden im Ruhezustand mit einer AES-256-Bit-Codierung verschlüsselt.
- Für jedes Dokument, das bei der Übertragung signiert wird, wird die gesamte Kommunikation mit TLS verschlüsselt.
- Alle Backups werden verschlüsselt
- HSTS ist aktiviert (HTTP Strict Transport Security)
- Dropbox Sign verwendet 2 Ebenen der Dokumentenverschlüsselung – Jedes Dokument wird mit einem eindeutigen Schlüssel (einem Dokumentenverschlüsselungsschlüssel oder DEK) verschlüsselt, und dieser DEK wird dann mit einem Hauptschlüssel verschlüsselt, der regelmäßig geändert wird
Integration mit Cloud-Speicheranwendungen
Nutzt ein Unternehmen bereits eine Cloud-Speicheranwendung, wie Dropbox Business? Dropbox Sign lässt sich nahtlos in Dropbox integrieren, sodass ein Benutzer in Dropbox ein Dokument für die Unterzeichnung mit Dropbox Sign vorbereiten und direkt senden kann. Ein signiertes Dokument wird dann automatisch in Dropbox gespeichert.